Co zrobić gdy kontrahent nie płaci faktur na czas?

Co zrobić gdy odbiorca nie płaci na czas?  

Jeśli oferujesz swoim odbiorcom kredyty kupieckie, to…

Czy zdarzyło Ci się nie otrzymać płatności za fakturę na czas od Twojego Odbiorcy? Czy jako przedsiębiorca spotkałeś się z sytuacją, w której musiałeś się prosić o swoje pieniądze? Czy masz poczucie, że opóźnienia w płatnościach ze strony kontrahentów hamują rozwój Twojej firmy? Jeśli tak, to jesteś w grupie większości polskich firm, które stosują kredyty kupieckie. Statystyka na polskim rynku płatności odroczonych jest dość ponura. Statystycznie masz 10% szans, że otrzymasz zapłatę w terminie, gdyż aż 90% przedsiębiorców spotyka się z opóźnieniami w płatnościach.  Tylko 27 na 100 faktur w Polsce jest opłacana w terminie. Ponad połowa przedsiębiorstw odnotowuje zaległości wynoszące 60 dni, a 26% zgłasza opóźnienia sięgające nawet 150 dni. Klasyfikuje to polskich przedsiębiorców „w ogonie” Europy (a dokładnie na trzecim miejscu od końca).  W niniejszym artykule mówimy, co można zrobić, aby skutecznie odzyskać należności.

Jak postępować z kontrahentem, który opóźnia się z zapłatą za faktury?

1. Czujność i czas reakcji – monitoruj terminy płatności i szybko reaguj na przeterminowane faktury.

Standardowo sprzedaż towaru / usługi na kredyt kupiecki wygląda tak, że firma wysyła towar, wystawia fakturę i czeka na zapłatę w umówionym terminie. Mija termin płatności i zdarza się, że część firm nadal czeka na zapłatę nie podejmując kontaktu z dłużnikiem. Część przedsiębiorców tłumaczy sobie, że odbiorca wkrótce sam zapłaci, inni uważają, że niezręcznie jest się przypominać o swoje pieniądze. Taka bierna postawa to błąd, gdyż nie mamy zarówno wiedzy na temat przyczyn braku zapłaty jaki i tego, kiedy możemy się spodziewać spłaty zobowiązania przez odbiorcę. Bywa tak, że brak zapłaty nie jest skutkiem złej woli czy uchylania się od zapłaty przez odbiorcę. Zdarzają się zagubione dokumenty lub maile, ktoś zapomniał albo się pomylił. Ale bywa i tak, że jest to umyślne działanie dłużnika, który w ten sposób gra na czas i korzysta z darmowego kredytu, za który płaci wystawca faktury.

Zamiast gdybać, tłumaczyć odbiorcę lub się na niego złościć i tworzyć czarne projekcje nt. jego uczciwości czy wypłacalności, lepiej podjąć konkretne, z góry ustalone działania.

Zatem jak postępować w sytuacji gdy termin płatności na fakturze minął?
Proponujemy następujący schemat:

1. Szybko reaguj – najlepiej następnego dnia po upływie terminu płatności. dłużnik dostaje sygnał, że ktoś go pilnuje i że się nie prześliźnie niezauważony.
2. Kontaktuj się z odpowiednia osobą – wówczas nie tracisz czasu ani nerwów na ponowne powtarzanie kwestii właściwej osobie.
3. Używaj jasnego i jednoznacznego języka – nie dawaj dłużnikowi pretekstu do niepłacenia w terminie z powodu nieprecyzyjnych sformułowań. Na przykład zamiast sformułowania „jesteśmy w kontakcie”, poproś dłużnika o wykonanie telefonu w konkretnym dniu i o określonej godzinie.
4. Umawiaj się bardzo precyzyjnie – im precyzyjniej się umówisz, tym większe prawdopodobieństwo, że dłużnik się wywiąże i łatwiej będzie go rozliczyć. Ustal dokładnie dzień, godzinę, kwotę i formę płatności.
5. Uważnie słuchaj i notuj odpowiedzi – to jedna z najważniejszych rzeczy, a jednak nie zawsze stosowana. Pozwala na uzyskanie wielu ważnych informacji, które będziesz mógł wykorzystać w dalszych etapach rozmów lub gdy dojdzie do windykacji. Możesz również w ten sposób nie tylko zrozumieć powody zwłoki w zapłacie ale wyłapać sprzeczności i nieścisłości oraz skonfrontować dłużnika z nimi. Ustalenia z rozmowy możesz przesłać do dłużnika mailem.
6. Bądź konsekwentny/a – nie rzucaj słów na wiatr. Dłużnicy bardziej liczą się z konsekwentnymi wierzycielami. Jeśli zapowiadasz wprowadzenie jakichś sankcji, bądź gotów to zrobić. Jeśli umówiłeś się na telefon, to zadzwoń, mimo że masz zły dzień i bardzo ci się nie chce. Dłużnik musi wiedzieć, że nie przemknie niezauważony, że się o nim zapomni. Ma czuć, że ktoś patrzy mu na ręce i że konsekwencje jego dalszej zwłoki w zapłacie będą nieuchronne.

 Wskazówka!

Celem pierwszego kontaktu jest przypomnienie o płatności oraz wyjaśnienie sytuacji. Generalna zasada jaką warto się kierować to domniemanie niewinności, dopóki nie okaże się, że pieniądze na pewno nie zostały zapłacone. Postępujemy wg reguły: „lepiej wypuścić kilku winnych, niż skazać jednego niewinnego” aby niesłusznie nie oskarżyć ważnego klienta. W czasie kontaktu z dłużnikiem unikaj oceniania, obrażania, pouczania.

2. Bądź obowiązkowy – przypominaj o obowiązku zapłaty. Podejmuj aktywne działania zmierzające do uzyskania zapłaty.

Gdy już oswoiłeś się z myślą, że nie każdy odbiorca pamięta o swoich zobowiązaniach i nie każdy płaci faktury w terminie. Gdy już skontaktowałeś się z odbiorcą i potwierdziłeś, że faktura do niego dotarła oraz upewniłeś się, że odbiorca wie i pamięta o przeterminowanej fakturze… To właśnie zrobiłeś pierwszy, ważny krok do odzyskania należności i zasygnalizowania dłużnikowi, że pilnujesz płatności w Twojej firmie. Dobra robota! Ale to dopiero pierwszy krok. W tym miejscu warto przypomnieć o stosowaniu następującej zasady:

Nie przerywaj kontaktu z dłużnikiem, aż do chwili gdy na Twoje konto wpłyną pieniądze za fakturę.

W przypadku dalszej zwłoki należy być konsekwentnym i regularnie o sobie przypominać na piśmie. Dlatego ustal w Twojej firmie harmonogram wysyłania do dłużników Monitów. Na przykład 7, 14 i 21 dnia od terminu płatności. I realizuj ten harmonogram.  Pamiętaj aby w Monitach znalazły się takie istotne elementy jak: numer faktury, data wystawienia, przedmiot sprzedaży, kwota należności, termin płatności, forma płatności i nr rachunku. Warto dodać liczbę dni zwłoki oraz opcjonalnie (wg Twojej decyzji) informację o odsetkach ustawowych.

3. Zapowiadaj sankcje i je wprowadzaj

Sposób zapowiadania sankcji może mieć bardzo duże znaczenie dla dalszego biegu sprawy. Często od tego zależy czy będziemy musieli je wdrożyć w życie. Sankcja nie powinna brzmieć jak groźba. Nie warto jej zapowiadać w nerwach, żeby nie sprowokować drugiej strony do nerwowych reakcji. Powinna raczej brzmieć jak poinformowanie o niedogodnych i nieuchronnych dla dłużnika konsekwencjach jego działań. Warto żeby zapowiedź zawierała intencje i odwoływała się do ważnych dla wierzyciela interesów, żeby dać dłużnikowi do zrozumienia, że nie jest to odwet i że wierzyciel podchodzi do sprawy po ludzku.

 Jakie sankcje stosować wobec dłużników, którzy opóźniają się z zapłatą?

Oto przykładowe propozycje sankcji wobec dłużników, którzy nadal zwlekają z zapłatą:

1. Wstrzymanie dalszych dostaw towaru – Gdy kontrahent kupuje od Ciebie produkty / usługi w powtarzalnych cyklach, możesz rozważyć wstrzymanie dalszych dostaw. Do czasu uregulowania nieopłaconej faktury, nie wysyłasz kolejnych produktów czy też nie świadczysz usług. To powinno zmobilizować kontrahenta do opłacenia zaległości.
2. Ograniczenie lub całkowite anulowanie kredytu kupieckiego – przygotuj własną politykę zarządzania kredytami kupieckimi. Wyznacz limit maksymalny w oparciu o precyzyjne kryteria. Ustal na początku współpracy maksymalny limit kredytu kupieckiego oraz maksymalny termin płatności i poinformuj kontrahentów o warunkach / zasadach jego wykorzystania (w powiązaniu z opóźnieniami w zapłacie). Określ kiedy zwiększysz, a kiedy zmniejszysz limit kupiecki, a kiedy całkowicie go zamkniesz. Dzięki temu, już na początku współpracy, kontrahent wie, że opóźnienia w zapłacie za towar spowodują ograniczenie lub zakończenie współpracy. To rozwiązanie nie znajdzie zastosowania gdy kontrahent dokonał jednorazowego zakupu.
3. Wezwanie do zapłaty – jeśli dłużnik nadal zwleka z zapłatą za fakturę, wezwij go do zapłaty. W wezwaniu do zapłaty zawrzyj następujące informacje: Twoje dane, dane dłużnika, datę i miejsce wystawienia wezwania, kwotę zadłużenia w podziale na należność główną i odsetki, dokument (np. nr faktury) będący podstawą wezwania do zapłaty, termin spłaty oraz numer rachunku bankowego do zapłaty zaległej wierzytelności. W ten sposób udokumentujesz próbę uzyskania zapłaty za wymagalną wierzytelność, co może być przydatne w przypadku ewentualnej windykacji. Wezwanie do zapłaty pokaże kontrahentowi, że sprawa zaległej płatności jest traktowana poważnie i jeśli faktura nadal pozostanie nieopłacona, sprawa może trafić do sądu.
4. Nota odsetkowa – masz również prawo obciążyć klienta odsetkami za nieterminową płatność. Gdy kontrahent jest przedsiębiorcą, zgodnie z Ustawą z 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, masz prawo doliczyć odsetki w wynoszące 10,20% w skali roku (stan na dzień 30-09-2021r.). Ta sama ustawa przewiduje możliwość żądania rekompensaty o równowartości 40,- €uro z tytułu kosztów poniesionych w związku z odzyskiwaniem przeterminowanych należności. Gdy dług przekracza 5.000,- zł jest to 70,- €uro, a powyżej 50.000,- zł – rekompensata wynosi 100,- €uro.
5. Zerwanie umowy – jeśli to możliwe, to ze skutkiem natychmiastowym (np. gdy wcześniej znalazłeś innego kontrahenta). Wykorzystaj sankcje i kary umowne, szczególnie jeśli zawarłeś umowę na piśmie. Dlaczego warto zawierać umowy na piśmie piszemy tutaj.
6. Odebranie towaru – zadziała, jeżeli wiemy, że towar jest zmagazynowany u Odbiorcy. Jeżeli Dłużnik go nam nie wyda możemy spróbować uruchomić Policję prosząc o pomoc w odzyskaniu własności. W ostateczności można wszcząć postępowanie posesoryjne, czyli o zwrot rzeczy i odebrać towar z udziałem komornika. UWAGA! Bardziej opłaca się walczyć o pieniądze, a nie o towar (szczególnie gdy towar jest trudno zbywalny lub ma krótki okres przydatności itd.)
7. Pieczątka prewencyjna – jeśli chcesz zgłosić wymagalną wierzytelność do jakiejkolwiek bazy dłużników (np. do biura informacji gospodarczej, kredytowej czy do krajowego rejestru dłużników), musisz najpierw dłużnika o tym zamiarze powiadomić. Najprościej jest zamieścić na wystawianych fakturach pieczątkę, która informuje o przekazywaniu informacji o zadłużeniu do takich baz. Pieczątkę prewencyjną, zawierającą informację o wpisaniu niesolidnego kontrahenta do rejestru dłużników można też zamieścić na Wezwaniach do zapłaty czy Monitach. Aby jednak zgłosić dłużnika do takiej bazy muszą być spełnione następujące warunki:
   – zaległość wynosi powyżej 30 dni po terminie zapłaty,
   – zaległość jest na kwotę min. 500 zł w przypadku przedsiębiorcy,
   – co najmniej 30 dni przed dokonaniem wpisu wysłałeś dłużnikowi wezwanie do zapłaty.
8. Sankcje psychologiczne / społeczne – ujawnienie zadłużenia w celu popsucia opinii, np. przez wystawienie wierzytelności na giełdzie długów. Może to być skuteczny sposób na zdyscyplinowanie tych dłużników, którzy obawiają się utraty wizerunku rzetelnego i godnego zaufania kontrahenta.
9. Windykacja – jeśli wszystkie powyższe metody zawodzą, możesz zlecić windykację firmie zewnętrznej lub jeśli chcesz szybciej uzyskać gotówkę możesz sprzedać wierzytelność osobie trzeciej. Te rozwiązania oznaczają jednak relatywnie wysokie koszty w stosunku do innych sposobów radzenia sobie z nieterminowym dłużnikiem.

4. Wybierz faktoring – skorzystaj z wygodnych rozwiązań, które poprawiają dyscyplinę płatniczą odbiorców.

Na czym polega faktoring? Faktoring jest to usługa, która polega na wykupie przez faktora (instytucja świadczącą usługi faktoringu) niewymagalnych faktur przysługujących przedsiębiorcy (faktorantowi) wobec kontrahentów z tytułu dostaw towarów lub usług. Podpisując umowę faktoringu otrzymasz gotówkę za faktury, natychmiast po ich wystawieniu. Faktoring to także usługi dodatkowe, takie jak: weryfikacja kontrahenta, ubezpieczenie transakcji czy monitoring spłaty. Dzięki temu nie musisz się martwić kiedy kontrahent zapłaci, bo możesz przenieść na faktora obowiązki związane z monitorowaniem i dochodzeniem wierzytelności od Twoich odbiorców.

Dlaczego warto skorzystać z faktoringu? Faktoring to:

• Większa dostępność finansowania,
• Poprawa płynności finansowej przedsiębiorstwa,
• Buduje Twój pozytywny wizerunek rzetelnego płatnika wśród kontrahentów,
• Większa wygoda i bezpieczeństwo Twojego biznesu,
• Silniejsza pozycja konkurencyjna firmy.

Podsumowanie

Opisane powyżej metody postępowania z dłużnikami, którzy nie regulują płatności na czas, raczej potwierdzają że jest to praca żmudna i kosztowna (również w ramach własnych zasobów firmy) ale niewątpliwie konieczna. Brak odpowiedniego reagowania na opóźnienia w zapłacie, zwiastuje problemy z płynnością finansową przedsiębiorstwa, a to w konsekwencji hamuje rozwój firmy i ogranicza możliwości pozyskania kapitału z banku. Uniwersalnym rozwiązaniem na takie bolączki jest faktoring. Możesz skorzystać z usług Wielkopolskiego Funduszu Faktoringowego (WFF). WFF kompleksowo sprawdzi Twoich kontrahentów nie tylko na początku współpracy ale również będzie na bieżąco monitorował płatności. W razie opóźnień podejmie działania, które skutecznie spowodują odzyskanie płatności.