Jak zabezpieczyć ryzyko współpracy z kontrahentem?

1. Prewencja – weryfikuj kontrahentów przed pierwszą transakcją.

Szczególnie wtedy gdy prowadzisz sprzedaż towarów/usług z odroczonym terminem płatności powinieneś jeszcze przed podpisaniem umowy z kontrahentem, myśleć o zabezpieczeniu przyszłej, potencjalnej współpracy. To pozwoli ograniczyć ryzyko współpracy z firmą nierzetelną, „na słupa”, czy mającą tendencje do ciągłych opóźnień w płatnościach.

Na początek przejrzyj informacje i opinie nt. firmy w mediach społecznościowych czy forach dyskusyjnych, sprawdź pod jaką domeną działa oraz czy siedziba firmy jest widoczna np. na Mapy Google.

Dowiedz się czy firma istnieje, jak długo jest na rynku, co jest jej głównym przedmiotem działalności, ustal osoby upoważnione do reprezentacji. W jaki sposób możesz to zrobić? Z pomocą przychodzi szereg baz danych, udostępnianych nieodpłatnie przez instytucje państwowe. Sprawdź informacje nt. przedsiębiorstwa, zawarte w bazie CEIDG, bazie KRS lub REGON. W przypadku kontrahentów zagranicznych (z obszaru EU) zajrzyj tutaj Europejski portal e-sprawiedliwość. To pierwszy, podstawowy etap weryfikacji kontrahenta.

Dodatkowo możesz zweryfikować kontrahenta krajowego w bazie podatników Biała Lista Podatników (White List) aby dowiedzieć się czy kontrahent jest zarejestrowanym, czynnym płatnikiem podatku VAT. W tej bazie dowiesz się również czy przedsiębiorca się np. w ogóle nie zarejestrował lub czy nie został wykreślony z bazy płatników podatku VAT. W celu weryfikacji odbiorcy zagranicznego możesz go sprawdzić pod adresem Potwierdzenie europejskiego numeru VAT.

Ponadto, w przypadku krajowych spółek prawa handlowego, możesz przeanalizować ogólnie dostępne informacje nt. wyników finansowych przedsiębiorstw. Są dostępne tutaj Przeglądarka wyników finansowych. Natomiast w przypadku współpracy z kontrahentami zagranicznymi warto zapoznać się z warunkami handlowymi obowiązujących w poszczególnych krajach. Na stronie Portal Promocji Eksportu znajduje się dostęp do instytucji i polskich placówek dyplomatycznych, które pomagają nawiązywać kontakty z zagranicznymi kontrahentami. Opisane są tam również zasady i zwyczaje prowadzenia biznesu w danym kraju.

W celu weryfikacji kontrahentów można też wykorzystać komercyjne bazy danych, takie jak biura informacji kredytowej czy gospodarczej (BIK, BIG), rejestr dłużników KRD czy też rejestr dłużników niewypłacalnych (KRDN). Jeśli taka weryfikacja nie będzie dla Ciebie nadal wystarczająca, możesz skorzystać z faktoringu, zamówić raport handlowy lub skorzystać z usług wywiadowni gospodarczych, które pomogą zweryfikować wiarygodność polskich i zagranicznych firm.

2. Pragmatyzm – uzgadniaj warunki współpracy na piśmie.

Spisanie istotnych warunków współpracy ułatwia zawieranie umów w codziennym obrocie gospodarczym oraz daje możliwość odtworzenia woli stron z dnia zawarcia umowy. Niejeden przedsiębiorca, który broni się przed pisemnym określaniem warunków współpracy powie, że charakter współpracy tego nie wymaga, że specyfika branży na to nie pozwala, że żadna strona nie widzi sensu i nie chce tracić czasu na pisanie umów itd. Pomimo tego warto ustalać na piśmie warunki współpracy. Uzgodnienia pisemne nie muszą oznaczać, że za każdym razem należy podpisywać umowę handlową. Wielu przedsiębiorców prowadzi sprzedaż towarów / usług w oparciu o zamówienia. Ważne jest jednak to, aby opisać najistotniejsze warunki współpracy, w sposób umożliwiający odtworzenie woli stron po czasie. Może to być choćby w formie e-maila, smsa czy nagrania. 

Jaka powinna być treść uzgodnionych warunków współpracy? O czym należy pamiętać zawierając umowę i rozliczając się z kontrahentem? Minimalny zakres elementów umowy powinien zawierać:

• Oznaczenie stron transakcji wraz z odpowiednią reprezentacją,
• Przedmiot umowy,
• Cena za towary / usługi oraz termin i forma płatności,
• Koszty dostawy (i inne warunki, w tym ubezpieczenie, za- i rozładunek itp.),
• Zakres odpowiedzialności z tytułu rękojmi i gwarancji,
• Okres współpracy, zasady odstąpienia od umowy / zakończenia współpracy.
• Kary za opóźnienie w dostawie oraz odsetki za opóźnienie w zapłacie.

Jakie korzyści płyną z zawierania umów na piśmie:

• Transakcja jest bezpieczniejsza i pewniejsza, gdyż  spisanie postanowień umożliwia odtworzenie intencji i ustaleń stron, co ogranicza ryzyko niedomówień pomiędzy stronami,
• Funkcja psychologiczna – strony zawierają transakcje w sposób bardziej przemyślany mając świadomość jej konsekwencji,
• W przypadku śmierci bądź likwidacji kontrahenta możemy domagać się wykonania zobowiązania od jego następców prawnych,
• Ustalenia stron są w sposób jasny i konkretny zarchiwizowane, co ułatwia kontrahentom przypomnieć sobie szczegóły zawartej jakiś czas temu umowy. Jest to szczególnie przydatne w sytuacji spornej.

Warto wyraźnie podkreślić, że zawieranie umowy w formie dokumentowej powinno być dobrą praktyką przy każdej transakcji.

3. Aktywna motywacja – stosuj zachęty do terminowych płatności.

A gdyby tak zachęcić kontrahenta do terminowej zapłaty jeszcze przed wystawieniem faktury? Możesz zadbać o motywację kontrahenta do terminowego opłacania faktur. Sposobów, które pomogą wywołać u kontrahenta wolę do terminowego opłacania zobowiązań jest z pewnością wiele. Przedstawiamy poniżej kilka przykładów: 

1. Rabat ex post – czyli rabat, którego udzielisz, gdy faktura zostanie opłacona w terminie. Może on:
   • dotyczyć zapłaconej w terminie faktury i być wyrażony w gotówce,
   • być naliczony przy kolejnym zamówieniu do następnej faktury (żeby kontrahent skorzystał z rabatu, musi złożyć ponownie zamówienie),
   • może być ustalony jako ekwiwalent w towarze zamówionym u Ciebie, pod warunkiem, że kontrahent zdecyduje się na dalszą współpracę. 
2. Bonus – rabat zapowiedziany z góry i przyznany tym kontrahentom, którzy zrealizowali w uzgodnionej jednostce czasu (kwartał/rok itd.) określony poziom obrotów z Twoją firmą oraz nie spóźniali się z zapłatą o więcej niż ‘X’ dni.
3. Raty – jeśli kwota do zapłaty za zamówienie jest wysoka możesz zaproponować kontrahentowi spłatę w ratach. W przypadku terminowych płatności możesz zaproponować zerowe oprocentowanie (twój zysk będzie zawarty w marży handlowej). W przypadku opóźnienia w zapłacie raty zostaną oprocentowane aby pokryć koszty obsługi przeterminowanej faktury. Płatność na raty warto też rozważyć w sytuacji gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą i nie jest w stanie uregulować zobowiązania jednorazowo w najbliższym czasie, a faktura stała się wymagalna. Warto wówczas podpisać porozumienie, które poza uznaniem długu przez kontrahenta, będzie zawierało istotne warunki spłaty zobowiązania (czas spłaty, wysokość raty i inne).
4. Etapy płatności – forma płatności charakterystyczna przy bardziej skomplikowanych projektach, lub których realizacja jest rozłożona w czasie. Jest to swojego rodzaju forma płatności ratalnej przy czym zamiast stałych rat, płatnych w określonych jednostkach czasu, kontrahent zaliczkuje i płaci tylko za zakończone (wykonane zgodnie z umową) etapy projektu. Taka formuła współpracy pozwala zabezpieczyć się przed całkowitym brakiem zapłaty, gdyż rozpoczęcie prac nad następnym etapem projektu warunkujesz otrzymaniem zapłaty za poprzedni etap. 

4. Wygoda – korzystaj z kompleksowych usług faktoringowych.

Jeśli nie posiadasz wystarczających zasobów aby zarządzać ryzkiem współpracy z kontrahentami samodzielnie, a jednocześnie szukasz sposobu na pozyskanie kapitału obrotowego, wybierz Faktoring.

Co to jest faktoring? – faktoring to usługa finansowa, która polega na wykupie przez firmę faktoringową (Faktora) niewymagalnych wierzytelności przedsiębiorstwa (Faktoranta) z tytułu sprzedaży towarów / usług. Faktor finansuje wierzytelności przedsiębiorstwa (Faktoranta), należne mu od odbiorców z tytułu dostaw towarów / usług oraz świadczy dodatkowe usługi (np. monitoruje terminy płatności czy przejmuje ryzyka niewypłacalności odbiorcy).

Dla kogo jest faktoring? – faktoring jest skierowany do firm, które:

• rozliczają się bezgotówkowo z kontrahentami, którym wystawiają faktury z odroczonym terminem płatności,
• chcą poprawić płynność finansową w firmie i zwiększyć stan gotówki,
• doświadczają opóźnień ze strony odbiorców, co skutkuje powstawaniem zatorów płatniczych,
• mają ograniczone możliwości uzyskania kredytu z banku,
• zależy im na poprawie skuteczność odzyskiwania należności od kontrahentów.

Jakie są korzyści faktoringu? – poprawa płynności finansowej, większe bezpieczeństwo i wygoda współpracy z kontrahentami, łatwość i dostępność finansowania (również dla firm, które nie mają zdolności kredytowej), silniejsza pozycja konkurencyjna firmy.

Zapraszamy również do zapoznania się z artykułem, który opisuje jakie są rodzaje faktoringu.